Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?
Организация закупок является важным компонентом любого бизнеса. В небольшой компании этим может заниматься руководство с ассистентами, но с увеличением масштаба предприятия это требует гораздо больших усилий и трудовых ресурсов. В таких условиях наилучшим решением будет автоматизация закупок. В нашей статье мы расскажем о том, что это значит и какие преимущества имеет такая система организации закупок.
Автоматизированные закупки – что это и какие преимущества они предоставляют?
Основная цель автоматизации процесса закупок в компании – повышение эффективности работы отдела закупок и всей организации в целом. Для достижения этой цели используется специализированное программное обеспечение, которое позволяет руководству компании собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять планы, формировать договоры и тендерные документы, а также согласовывать сроки поставок. Кроме того, автоматизированная система закупок позволяет владельцу бизнеса анализировать продажи и контролировать выполнение плановых показателей.
Программа автоматизированных закупок является ценным сотрудником компании, который не допускает ошибок, не опаздывает, не требует зарплаты и работает гораздо быстрее отдела закупок в целом. Автоматизация закупок на предприятии позволяет сократить затраты на 15-16% и ускорить процесс закупки на 20-30%. Это также повышает прозрачность алгоритма и помогает избежать сомнительных операций со стороны закупщиков.
Кроме того, автоматизация закупок помогает руководству фирмы контролировать деятельность сотрудников и поставщиков, а также позволяет видеть, насколько эффективно они работают. Данные об аккумулируются в единой системе, что помогает избежать потерь документации и предоставляет возможность ее хранения в упорядоченном комплекте. Более того, компании, которые автоматизируют закупки, увеличивают количество поставщиков, что создает между ними конкуренцию и повышает вероятность предложения товаров или услуг на более выгодных условиях без ущерба для качества.
Одним из недостатков автоматической организации процесса закупок является необходимость обучать сотрудников работе с системой. В небольшой фирме это можно осуществить довольно легко, в то время как в крупных компаниях с филиалами в разных городах это может быть более сложным заданием. Однако, компании, специализирующиеся на установке и внедрении таких систем, предоставляют презентации и гайды для работы с ними.
Например, автоматизация складского хозяйства в компании "Вимм-Билль-Данн" позволила сократить количество возвратов продукции практически на 50%, увеличить количество обрабатываемых заказов на треть и повысить точность работ с 77% до 99%.
Как оптимизировать системы для автоматических закупок
При автоматизации бизнес-процессов важно учитывать уникальность каждой компании и выбирать соответствующие системы и технологии. Особенно это касается систем организации закупок. Например, если головной офис компании использует SAP, а филиалы — 1С ERP, для полноценной автоматизации закупок необходимо будет выстраивать связи между разными системами и проводить доработки.
Хотя можно использовать локальные базы данных, они имеют недостатки. Во-первых, конфиденциальная информация может быть украдена или потеряна. Во-вторых, руководители находятся в затруднении при поиске истории тендеров, отчетов и прочей информации. Это занимает много времени и замедляет бизнес-процессы. В-третьих, когда коммуникация с поставщиками осуществляется через электронную почту и телефон, история ее переписки теряется, что приводит к потере доказательств при конфликтах с бизнес-партнерами. В-четвертых, компании должны каждый раз создавать новые формы и шаблоны документов, действуя без систематизированного хранилища, что отнимает много времени.
В целом, локальные базы данных подходят только для начинающих предпринимателей. С расширением бизнеса они утрачивают свою актуальность на фоне использования автоматизированных систем организации закупок, которые решают все вышеперечисленные проблемы.
Особенности внедрения систем
При внедрении системы автоматизированных закупок необходимо следовать нескольким этапам. Вначале важно изучить бизнес-процессы в компании, чтобы проектирование и разработка системы были выполнены грамотно. Большое значение имеет также программное обеспечение фирмы, так как некачественное оборудование может не справиться с высокой нагрузкой. Однако специалисты, занимающиеся внедрением систем автоматизированных закупок, учитывают подобные особенности и могут предложить индивидуальное решение.
После установки автоматизированной системы организации закупок необходимо подготовить сотрудников к работе с ней. Вариант доступа к системе может быть предоставлен как всем пользователям, так и только нескольким администраторам, ответственным за организацию закупок в компании. Если в компании имеется несколько подразделений, то установку такой системы необходимо проделать на каждом из них. Чтобы ознакомить сотрудников с новым инструментом без лишней спешки и убедиться в качестве работы, оптимальным вариантом является запуск системы в тестовом режиме.
Внедрение автоматизированной системы проведения закупок может показаться сложным процессом, но на самом деле это не так. К тому же компании, занимающиеся внедрением подобных систем, предоставляют отделы технической поддержки, где можно получить ответы на профильные вопросы. Главное при этом - выбрать проверенного поставщика услуг внедрения систем автоматизированных закупок.
Фото: freepik.com